X
تبلیغات
وبلاگ تخصصی مدیریت ورزش SPORT MANAGEMENT - نظارت،کنترل و ارزيابي رويدادهاي ورزشي
مقدمه

شايد به جرئت بتوان ادعا کرد انجام هيچ فعاليتي در سازمان قرين توفيق نخواهد بود مگر اينکه کنترل و ارزيابيهاي لازم نسبت به آن به عمل آمده باشد. به کمک کنترل است که مديريت نسبت به نحوه تحقق هدفها و انجام عمليات آگاهي يافته و قدرت پيگيري و عندالزوم سنجش و اصلاح آنها را پيدا مي کند. کنترل و ارزيابي ابزار کار مديران در رده هاي مختلف سازماني از مراتب عالي تا رده هاي سرپرستي است و لزوم آن را در مراتب مختلف به سادگي مي توان احساس کرد. سازمان بدون وجود يک سيستم موثر کنترل در تحقق ماموريتهاي خود موفق نبوده و نمي توان از منابع خود به درستي استفاده کند. ايجاد فرايند کنترل و ارزيابي به تفکر خلاق نياز دارد، چه سوالهايي بايد پرسيده شود؟ چگونه مي توان به پاسخ آنها دست يافت؟ارزيابي و کنترل همچنين به توجه دقيق و تفصيلي درباره روشها و شيوه تحليل اطلاعات نياز دارد.

تعريف کنترل ( نظارت )

از کنترل و نظارت تعاريف گوناگوني بعمل آمده است که اگر چه از جهت لفظي ممکن است متفاوت باشند اما از نظر مفهوم و معني يکسان و مشابه هستند. تمامي اين تعاريف نظارت را نوعي مقايسه و تطبيق بين آنچه هست و آنچه بايد باشد دانسته اند. بر اساس تعاريف مذکور :

کنترل را مي توان فرايند بازبيني فعاليتها براي کسب اطمينان از انجام فعاليتها بر طبق برنامه دانست، اين فرايند شامل اصلاح کردن هر کاستي چشم گير و انحرافي نيز مي شود.

همه مديران بايد در گير کارکرد کتنرل باشند حتي اگر در واحدهايشان کارها طبق برنامه پيش رود.

در تعريف ديگري جريان و فرايند کنترل نيز ارائه شده است. بر اساس اين تعريف :

کنترل و نظارت عبارت است از فعاليتي که ضمن آن نتايج مورد انتظار در قالب استاندادهاي انجام عمليات معين مي شوند، سيستم دريافت اطلاعات طراحي مي گردد،عمليات پيش بيني شده و انجام شده با هم مقايسه مي گردند،اختلافات و انحرافات مشاهعده شده و ارزيابي و ميزان اهميت آنها مشخص مي شوند، و سرانجام اصلاحات لازم براي تحقق هدفها و ماموريتهاي سازمان انجام مي گيرند.

الف – چرا بايد ارزيابي کنيم؟

هيئت اجرايي، کارکنان و داوطلبان در يک سازمان براي بهره مند شدن از " خود ارزيابي"، بايد به سه مورد زير اعتقاد داشته باشند:

1- تعهد نسبت به تغيير مداوم و رشد سازمان.

2- ترجيح روشهاي نظام مند در انجام کارها به جاي ارزيابي مقطعي و يا دوره اي و بر گرفته از درک مشخص در توسعه خدمات.

3- تعهد مداوم نسبت به صرف وقت و انرژي در فرايند ارزيابي بر اساس اين باور که کنترل و ارزيابي براي حيات سازمان اساسي است.

هر سازمان مهم، حضور مجموعهاي از نيروهاي مخالف را تجربه مي کند: کسانيکه طرفدار ثبات هستند و کسانيکه طرفدار تغييرند. تمايل به تثبيت در سازمان به منظور تداوم حيات، با نياز به نوسازي خود از طريق نوآوري، رشد و تغيير در تعازض است. فرايند مستمر " خود ارزيابي" با هدف تغييرات طرح ريزي شده به کسانيکه در صدد ايجاد تعادل بين اين دو نيرو هستند، کمک مي کند.

بهترين نوع ارزيابي، ارزيابي تعاوني يا گروهي است. سهيم کردن همه اعضاء در کار سنجش ميزان پيشرفت سازمان، موجب درک عميق تر مايل و تمايل بيشتر جهت بهبود سازمان است تا آنکه عاليترين مرجع قدرت، ارزيابي را انجام دهد.

ب- اهميت نظارت

نظارت معمولا شامل مقايسه بين آنجه " هست" و " آنجه بايد باشد" است. در سراسر زندگي سازماني خود، هدفهاي معيني داشته ايد و درباره اولويتهاي خود و نيز اين که ورزش در کشور شما چگونه بايد باشد، بحث کرده ايد. ارزيابي بررسي اين امر است که تا چه حد شما اين برنامه ها را پيگيري کرده ايد، و مشخص مي کند که آيا کارهاي انجام شده، اثرات مورد انتظار را داشته است يا نه.

همچنين هدفها به عنوان اساس برنامه ريزي محسوب مي شوند. هدفها به فعاليتهاي مديران جهت مي دهند. با وجود اين، فقط بيان کردن هدفها با وجود زيردستاني که هدفها را بپذيرند هيچ ضمانتي براي اجراي فعاليتها ايجاد نمي کند. مديران فعال و کارآمد براي اينکه اطمينان حاصل کنند که فعاليتها واقعا اجرا شده و هدفها بطور قطعي تحقق يافته است، نياز به کنترل و پيگيري دارند.

يکي از دلايلي که موجب مي شود مديران به سختي تفويض اختيار کنند اين است که آنان نگرانند زير دستان کاري را که مسئووليتش بر عهده آنان است، به درستي انجام ندهند، بنابراين بسياري از مديران ترجيح مي دهند که کارها را خودشان انجام دهند و از تفويض اختيار خودداري مي کنند. اگر مديران سيستم کنترل موثري بوجود آورند، اين بي ميلي نسبت به تفويض اختيار کاهش مي يابد. چنين سيستم کنترلي مي تواند اطلاعات و بازخوردي را درباره عملکرد زيردستاني که اختيارات به آنان تفويض شده است، فراهم کند. بنابراين، سيستم کنترل موثر داراي اهميت است. زيرا مديراني که اختيار خود را تفويض مي کنند، چون خود نهايتا مسئوول تصميم هايي هستند که زير دستان اتخاذ مي کنند، به سازو کار خود نيازمندند.

ج- فرايند نظارت1

براي اجراي يک فرايند کارآمد، مديران چهار مرحله را طي مي کنند. اين مراحل به ترتيب عبارتند از:

ا- تعيين استانداردها.

2- سنجش عملکرد.

3- مقايسه عملکرد با استانداردها.

4- اقدام کردن.

با اجراي فرايند کنترل بطور کامل، مديران بازخوردهايي دريافت مي کنند که آنان را در جهت شناخت عملکرد کارکنان، اصلاح وظيفه کنترل با تغيير استانداردها و معيارها، يا جايگزين کردن برنامه هاي متناسب با شرايط متغير هدايت مي کند، در اصل فرايند کنترل سيستمي جاري است که سازمان را بسوي هدفهايش هدايت مي کند.



د- چه مواردي بايد ارزيابي شوند؟

ممکن است شما در ارزيابي، موضوع هايي چون برنامه ها، ساختارها، سياستها، روابط سازماني و يا تصوير انجمن ها( فدراسيون ها ) را درجامعه ورزشي، انتخاب کنيد.

چند دقيقه اي بينديشيد که در سازمان ورزشي شما، چه مواردي را مي توان مورد نظارت و ارزيابي قرار داد و نظرات خود را يادداشت کنيد.



چه چيز بايد ارزيابي شود؟ چرا؟ چگونه؟

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ه- نمونه پرسش ها

فهرست پرسش هاي نمونه زير مي تواند شما را در طرح پرسش هاي مناسب در ارزيابي سازمان و انجمن خود، کمک کند.

1- نمونه پرسش ها براي ارزيابي برنامه ها

الف- اهداف عمده سازمان و يا انجمن شما چيست؟

ب- برنامه هاي عمده سازمان و يا انجمن شما چيست؟

ج- رابطه بين هدف ها و برنامه هاي سازمان يا انجمن شما چيست؟ آيا با يکديگر همساني دارند؟

د- انجمن يا سازمان شما درباره برنامه هاي جديد خود چگونه تصميم گيري مي کند؟ چه کسي يا چه کساني تصميم مي گيرند؟

ه- کارهاي عمده که بايد در هر برنامه بايد صورت پذيرد چيست؟ توصيف اين بخش بايد کارهايي که قرار است انجام بگيرد، چگونه و کجا بايد انجام پذيرد، چه مدتي طول مي کشد و منابع مورد نياز آن چيست را در بر مي گيرد.

و- ويژگي و نقش کارکنان در هر برنامه چگونه است، يعني تعداد و شرايط لازم کارکنان و داوطلبان و الگوهاي نظارتي در هر برنامه چيست؟

ز- برنامه ها با چه روشي و در چه فاصله زماني، رسما مورد بررسي قرار مي گيرد؟

ح- هر برنامه در رسيدن به هدف هاي ويژه خود چه پيشرفت هايي کرده است؟ اگر پيشرفت در جهتي غير از جهت مورد انتظار بوده است، دلايل اين اختلاف - مثبت و منفي- چيست؟













2- نمونه پرسش ها براي ارزيابي تسهيلات و امکانات

الف- آيا تسهيلات و امکانات موجود پاسخگوي نيازهاي ورزشکاران و مربيان هست؟ اگر نه، دليل آن چيست؟

ب- آيا تسهيلات و امکانات موجود با استانداردهاي مربوط به استانداردهاي ساختماني، بهداشتي، ايمني و امنيتي منطبق است؟ آخرين نظارت و بازرسي ها چه زماني بوده است؟

ج- آيا امکانات و تسهيلات موجود، هنگام نياز به سهولت در دسترس قرار مي گيرد؟

د- آيا هزينه نگهداري امکانات و تسهيلات مناسب است؟

ه- در صورت ضرورت، آيا تسهيلات تضمين کننده حفظ چار چوب زندگي خصوصي و محرمانه آنها هست؟

و- آيا خدمات دفتري، ديداري – شنيداري، تغذيه و ديگر خدمات مورد نياز، در دسترس است؟

در مورد موارد امنيتي بايد گفت که ، براي جلوگيري از خطرات در اماکن و سالنهاي ورزشي موارد زير را در نظر داشت:

تعيين ناظراني که واجد شرايطي که ايمني اماکن و تجهيزات و سالنهاي ورزشي را کنترل مي کنند.

فراهم ساختن تجهيزات و تسهيلات ايمن.

ارايه فعاليتهاي سالم و به دور از خطر.

فراهم ساختن امکانات اورژانسي و پزشکي.

مجهز کردن اماکن و سالنها به سيستم هاس ضد حريق يا آتش نشاني .

بهداشتي و تميز بودن اماکن و سالنها و همچنين تجهيزات ورزشي.

مطلوب بودن سيستم گرمايشي، تهويه اي،سيستم روشنايي يا نوري و سيستم صوتي.

در موارد فوق الذکر فرمهايي بنام فرم فرم فهرست بازرسي اماکن در ذيل آورده شده است. همچنين در مورد نظارت و ارزيابي اماکن اماکن و تجهيزات ورزشي چندين فرم آورده است:

3- نمونه پرسش ها براي ارزيابي داوطلبان

الف- داوطلبان چه کار هايي انجام مي دهند؟

ب- آيا کميته داوطلبان و برنامه آن وجود دارد؟ و آيا آنها بخش جداناشدني و شناخته شده برنامه کلي سازمان هستند؟
آيا هماهنگ کننده اي که کليه داوطلبان به او گزارش دهند و او مسئووليت کامل آنها را بر عهده داشته باشد، وجود دارد؟
آيا هدفها وسياستگذاري هاي برنامه داوطلبان به صورت مکتوب تنظيم شده است(براي مثال شرح وظايف آنها) ؟

ج- آيا برنامه داوطلبان بطور منظم طرح ريزي و سازماندهي شده است و در صورت لزوم با مشارکت هيئت اجرايي، کارکنان، استفاده کنندگان و گروههاي اجتماعي، مورد تجديد نظر قرار مي گيرد؟

د- آيا داوطلبان در مورد کل سازمان و نقش خود در آن، به عنوان داوطلب، رسما آگاهي مي يابند؟

ه- داوطلبان بر اساس چه معيارهايي عضوگيري و جايابي مي شوند؟

و- داوطلبان چه آموزشهايي مي بينند؟

ز- آيا سازمان براي هر يک از داوطلبان پرونده اي تشکيل مي دهد؟

ح- سازمان براي داوطلبان چه هزينه هايي را پرداخت مي کند( براي مثال، اياب و ذهاب و نگهداري از بچه هاي آنها ) ؟

ت- آيا عملکرد فردي داوطلبان مورد ارزيابي قرار مي گيرد؟ توسط چه کسي؟ چه وقت؟

ي- آيا داوطلبان از خدمات اداري استفاده مي کنند؟ آيا آنها اتاق کار و وسايل ضروري در اختيار دارند؟

4- نمونه پرسش ها براي ارزيابي روابط سازماني

الف-آيا سازمان با گروه هاي برنامه ريزي ملي يا بين المللي ارتباط بر قرار مي کند؟ اگر پاسخ مثبت است، با کداميک از آنها؟ اهداف اين رابطه چيست؟ کدام دسته از کارکنان سازمان در اين ارتباط مشارکت دارند؟ چگونه آنها ارتباط برقرار مي کنند، آيا ارتباط آنها موثر است؟

ب- ماهيت ارتباط با سرمايه گذاران و تامين کنندگان بودجه چيست؟ چگونه اين رابطه مالي ارزيابي مي شود؟

آيا تامين کنندگان بودجه به منظور بررسي برنامه و ارائه توصيه هاي احتمالي، از سازمان بازديد مي کنند؟ اگر پاسخ مثبت است، چند وقت يکبار؟ چگونه توصيه هاي حاصل از اين بررسي به اجرا در مي آيد؟آيا انجمن شما پاسخگوي نيازهاي سرمايه گذاران هست؟

ج- آيا انجمن شما در توسعه قانونگذاري و سياستگذاري اجتماعي در امور مشارکت دارد؟ اگر پاسخ مثبت است، چگونه و با چه کساني؟

د- آيا انجمن شما در کميته هاي قانونگذاري يا نيروهاي کاري در حوزه ورزش مشارکت دارد؟ آيا اعضاي شما در مسايل ورزشي از اين تصميمات تبعيت مي کنند؟

ه- سازمان شما با رسانه ها چه ارتباطي دارد؟ اين فعاليتها توسط کداميک ازکارکنان،يا اعضاء انجام ميشود؟

و- آيا سازمان، مطالب مکتوبي حاوي شرح برنامه ها يا خدماتي که در اختيار استفاده کنندگان بالقوه نمايندگان واسطه و ساير گرئه ها قرار مي گيرد را دارد؟

ز- سازمان شما در دو سال گذشته، چه فعاليتهايي در زمينه " روابط عمومي " انجام داده است؟ مخاطبان اين فعاليتها چه گروه هايي بوده اند؟


منابع فارسي اين فصل:

1- راجر،جکسون. " راهنماي مديريت ورزشي "، ( مترجمان: خبيري، محمد و سجادي ، نصرالله و صديق سروستاني، رحمت الله وعزيزي، محمود و گائيني، عباس و نبوي، شکوه ). تهران، انتشارات کميته بين المللي المپيک ، 1380. 2- رابينز، استيفن پي و دي سنزو، ديويد اي . " مباني مديريت "، ( مترجمان: اعرابي، سيد محمد و حميد رفيعي، محمد علي و اسراري ارشاد، بهروز)، چ اول، تهران، انتشارات دفتر پژوهشهاي فرهنگي، 1379.

3- الواني، سيد مهدي. " مديريت عمومي "، چ 16، تهران، نشر ني، 1380.

4- فيضي، طاهره. " مباني سازمان مديريت "،چ 4، تهران، انتشارات دانشگاه پيام نور،1376.

5- محرم زاده، مهرداد. " مديريت سازمانهاي ورزشي "، چ 1، انتشارات جهاد دانشگاهي اروميه،1382.

Reference:



6- Stoner, James A . Management , Prentice Hall . 1993
+ نوشته شده توسط مصطفی حمزه پور در یکشنبه ششم آذر 1390 و ساعت |